e-Księgowość

Aplikacja umożliwia szybkie wystawianie dokumentów sprzedaży, intuicyjne wyszukiwanie kontrahentów, uzupełnianie danych kontrahentów, towarów przy tworzeniu nowego dokumentu sprzedaży.

 Dokumenty sprzedażowe, które wystawisz korzystając z aplikacji to:

• faktura sprzedaży
• proforma
• zaliczkowa
• VAT marża
• faktura wewnątrzwspólnotowa
• korekta
• pozostały przychód
• paragon

Wystawisz je w walucie PLN oraz obcej, zgodnej z „Tabelą A” NBP. Możesz również wybrać jeden z czterech dostępnych języków dla wystawianego dokumentu: polski, niemiecki, angielski lub francuski. Dodatkowe opcje wystawianych dokumentów to:

• ustawienie cykliczności
• nadawanie indywidualnej numeracji dla dokumentów sprzedażowych, a także tworzenie serii numeracji
• możliwość wystawiania faktur dla wielu kontrahentów oraz zbiorczego drukowania wielu dokumentów/ wysyłania dokumentów mailem
• możliwość automatycznego wysłania wystawionej faktury mailem do kontrahenta

Dokumenty kosztowe, które zarejestrujesz:

• faktura zakupu
• pozostały rozchód
• nota korygująca
• dowód wewnętrzny

Wystawienie faktury, krok po kroku

Krok 1: Zaloguj się do serwisu iPKO i przejdź do zakładki e-Księgowość
Krok 2: Wybierz kolejno Dokumenty > Dodawanie dokumentów > Wystaw fakturę lub inny dokument
Krok 3: W kolejnych krokach określasz rodzaj dokumentu i konkretne pozycje, które się na nim znajdą:

• rodzaj dokumentu: faktura sprzedaży, faktura proforma, faktura zaliczkowa, faktura sprzedaży – korekta, faktura sprzedaży – marża, faktura sprzedaży wewnątrzwspólnotowa, paragon sprzedaży, pozostały przychód
• kontrahent: jeden kontrahent czy wielu kontrahentów
• produkt: netto, brutto oraz czy jest to produkt uproszczony, pełny czy własny  
• waluta
• formę płatności, np. przelew na rachunek bankowy, gotówka, przelew na rachunek bankowy, karta, za pobraniem, przedpłata, barter, kompensata, inny

Krok 4: W kolejnym i ostatnim już kroku wybierasz Wystaw i gotowe. Faktura wystawiona!

Jeśli chcesz, po wystawieniu faktury możesz ją od razu przesłać na wybrany adres e-mail.

Wystawiając fakturę, możesz również skorzystać z sekcji „Wydruk”, gdzie

• dokonasz zmiany wersji językowej dokumentu (możliwe wartości: polski, angielski, polski i angielski, francuski, polski i francuski, niemiecki, polski i niemiecki),
• uzupełnisz dane: miejsce wystawienia, dane sprzedawcy, opis dokumentu czy podpis.

Dla każdej wystawionej faktury  możesz ustawić jej cykliczność. Wystarczy w ostatnim kroku jej wystawienia wybrać opcje Ustaw jako fakturę cykliczną i określić częstotliwość jej wystawiania, termin zakończenia wystawiania, sposób wysyłki i treść wiadomości.

Szybki i wygodny dostęp do historii płatności w podziale na kategorie:

Do aplikacji możesz w łatwy i wygodny sposób dodawać dokumenty, np. faktury. Korzystając z tej opcji:

• dokument w wersji elektronicznej będzie w jednym miejscu z innymi dokumentami księgowymi
• dodany dokument będzie uwzględniany w zestawieniach dostępnych w aplikacji, np. podsumowanie finansów Twojej firmy
• zyskasz możliwość edycji danych na dokumencie i ewentualnej zmiany
• dane z dokumentu wykorzystasz np. do wystawienia nowych dokumentów
• dane wystawiającego dokument zostaną zapisane na liście Twoich kontrahentów

Jakie dokumenty możesz dodać?

Do systemu e-Księgowość można importować pliki wielostronicowe, w formatach .jpg, .png, .tiff, .pdf. Szybkie przetworzenie dokumentu i odczyt danych są zapewnione przy wielkości pliku do 2MB.

3 sposoby dodania dokumentu

Krok 1: W menu głównym -> Dodaj dokument -> Zarejestruj z pliku. Zobacz obraz

Krok 2: Dokumenty -> Dodawanie dokumentów -> Dodaj dokument -> Zarejestruj z pliku

Krok 3: Na stronie głównej Wybierz z dysku lub przeciągnąć pliki z dokumentami

Wszystkie wystawione dokumenty będą dostępne dla Ciebie online w dowolnym momencie. W ramach aplikacji zostanie stworzone miejsce, gdzie będą one gromadzone i przechowywane.

Wszystkie dokumenty, jakie zapiszą się w Twojej aplikacji e-Księgowość (w tym wprowadzone ręcznie lub dodane w postaci skanu) prezentowane będą:

• na ekranie Dokumenty – wszystkie dokumenty
• na ekranie Przychody – wyfiltrowane tylko dokumenty przychodowe
• na ekranie Wydatki – wyfiltrowane tylko dokumenty kosztowe
• na ekranie Faktury cykliczne – wyfiltrowane tylko faktury cykliczne

W łatwy sposób wyszukasz, posortujesz, a następnie pobierzesz i przekażesz wybrane dokumenty do swojej księgowej. Jeden, czytelny plik zbiorczy dla faktur z danego miesiąca.

Dokumenty

Dodawanie dokumentów

Dokumenty firmowe

Jak dodać dokument?

• Przejdź do zakładki Dokumenty, a następnie wybierz Dodawanie dokumentów i Dodaj dokument
• Skorzystaj z jednej z opcji dodawania dokumentu sprzedażowego lub kosztowego: Wystaw dokument, Zarejestruj ręcznie, Zarejestruj z pliku

1. Zaloguj się do iPKO
2. Przejdź do sekcji Moja Firma,  wybierz kafel e-Księgowość i kliknij Aktywuj usługę
3. Potwierdź dane niezbędne do aktywacji usługi oraz listę osób, uprawnionych do korzystania z aplikacji
4. Zaakceptuj odpowiednie zgody i oświadczenia wymagane do korzystania z usługi
5. Potwierdź poprawność danych i aktywację aplikacji kodem z narzędzia autoryzacji
6. Aplikacja jest aktywna i możesz z niej korzystać po przejściu do zakładki e-Księgowość

Aktywacji usługi może dokonać właściciel lub współwłaściciel firmy.

Aktywuj e-Księgowość

Usługa e-Księgowość świadczona jest przez PKO BP Finat sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Grójeckiej 5. Aby z niej skorzystać w serwisie iPKO konieczne będzie wyrażenie zgody na przekazanie danych objętych tajemnicą bankową przez PKO Bank Polski S.A. do PKO BP Finat sp. z o.o.

1. Jak zmienić dane firmy w systemie?

Aktualizację danych firmy można wykonać samodzielnie w Dane i ustawienia > Dane firmy. Po wprowadzeniu nowych danych, zmiany należy potwierdzić przyciskiem Zapisz i następnie podać kod z narzędzia autoryzacji.

Uwaga! Pole z numerem NIP jest nieedytowalne.

2. Jak dodać logo firmy, aby było widoczne na fakturach?

Aby dodać logo firmy, które będzie widoczne na wydruku dokumentu sprzedaży należy w Dane i ustawienia > Dokumenty > Logo > kliknąć Przeglądaj, następnie załączyć logotyp firmy (plik jpg. lub png.). Wczytany plik należy zapisać klikając przycisk Zapisz widoczny poniżej ustawień.

3. Czy istnieje możliwość wyboru opcji zapisu terminu płatności na fakturze?

Domyślny format terminu płatności na wydruku dokumentu sprzedaży to data i odstęp czasowy. Aby zmienić domyślny format terminu płatności należy w Dane i ustawienia > Dokumenty > Termin płatności z rozwijanej listy wybrać właściwą opcję i zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Dostępne są 3 opcje:

• Data i odstęp czasowy np. 2019-01-25 (14 dni)
• Data np. 2019-01-25
• Odstęp czasowy np. 14 dni

4. Czy istnieje możliwość ukrycia kolumny PKWiU na wydruku faktury?

W przypadku, gdy w formularzu faktury kolumna PKWiU jest pusta, kolumna nie pojawia się na wydruku dokumentu. Jeżeli kolumna PKWiU jest uzupełniona i chcesz ją ukryć wybierz kolejno: Danei ustawienia > Dokumenty > Pokazuj PKWiU/Kod > zaznacz Nie, a następnie zapisać zmianę.

5. W jaki sposób utworzyć własny schemat numeracji faktur?

Schemat numeracji dokumentów można wprowadzić w zakładce Dane i ustawienia > Numeracje dokumentów wybierając typ dokumentu i klikając Dodaj serię. W oknie numeracji należy określić:

• Interwał czasowy (miesiąc lub rok)
• Domyślną serię
• Numer kolejny dokumentu
• Ustawić format numeracji

Format numeracji może mieć zmienioną kolejność. W tym celu należy przeciągać kafelki z nazwami pól aby zamienić je miejscami. Dodatkowo w każdym polu można wstawić dowolny tekst, który ma być uwzględniony w numeracji.

Poniżej kafelek z nazwami pól wyświetli się format ustawionej numeracji.

6. Czy na fakturze oprócz danych Sprzedawcy można umieścić również domyślne dane Wystawcy?

Aby określić domyślne dane Wystawcy w zakładce Dane i ustawienia > Dane Firmy należy zaznaczyć opcję Wyświetl wystawcę, uzupełnić dane Wystawcy oraz zapisać zmiany przyciskiem Zapisz.

7. Czy korzystając z aplikacji można wystawiać faktury cykliczne?

Dla każdej wystawianej faktury można ustawić jej cykliczność.

• Na końcu formularza faktury należy zaznaczyć Ustaw, jako fakturę cykliczną i wybrać właściwe ustawienia cykliczności.
• Dodając cykliczność do zapisanego w systemie dokumentu należy przejść do zakładki Dokumenty firmowe >Przychody > Opcje > Dodaj cykliczność.
  

8. Czy na fakturze można umieścić oprócz danych Sprzedawcy domyślne dane Wystawcy?

Aby określić domyślne dane Wystawcy w zakładce Dane i ustawienia > Dane Firmy zaznaczyć opcję Wyświetl wystawcę, uzupełnić dane Wystawcy oraz  zapisać zmiany przyciskiem Zapisz.

9. Czy istnieje możliwość dodania odbiorcy na fakturze?

Jeżeli dane nabywcy i odbiorcy są różne na fakturze można umieścić dane obu podmiotów. W tym celu na formularzu wystawiania faktury obok pola Kontrahent należy rozwinąć opcje, wybrać Dodaj odbiorcę i uzupełnić pola Nabywcy i Odbiorcy.

10. Czy i w jaki sposób mogę wystawić fakturę w walucie obcej?

W ramach aplikacji możliwe jest wystawienie faktury w walucie obcej, pobierając przy tym kurs waluty z NBP. Na formularzu faktury,  poniżej danych kontrahenta należy wybrać z rozwijanej listy jedną z dostępnych walut. Po wyborze zostanie automatycznie wyświetlony kurs pobrany z NBP. System umożliwia również wprowadzenie własnego kursu sprzedaży, wystarczy zmienić automatycznie przypisany kurs NBP na kurs własny.

11. Czy z jednego formularza faktury można wystawić faktury dla więcej niż jednego kontrahenta?

Przy wystawianiu faktury dla większej liczby kontrahentów w dokumencie należy wybrać opcję Wielu kontrahentów i z książki adresowej kolejno dodać kontrahentów. Możliwe jest również ręczne wprowadzenie danych kontrahenta wybierając opcję Dodaj kontrahenta.

12. W jaki sposób wystawić korektę do faktury sprzedaży?

W celu wykonania korekty należy wejść do zakładki Dokumenty > Dokumenty firmowe > Przychody a następnie przy danym dokumencie wybrać Opcje > Wystaw korektę. 

13. Jak wystawić duplikat faktury?

System umożliwia dwa sposoby generowania duplikatu faktury:

• duplikat do pobrania i zapisania na dysku - w celu pobrania duplikatu faktury należy dla danego dokumentu wybrać Opcje > Generuj duplikat i w oknie które się pojawi ustawić datę wystawienia duplikatu.

• duplikat do wysłania na adres mailowy kontrahenta bezpośrednio z systemu – w celu wysłania duplikatu faktury do kontrahenta należy dla danego dokumentu wybrać Opcje > Wyślij > Oznaczenie na wydruku 

14. Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową można wystawić tylko do istniejącej w systemie faktury proforma. W tym celu należy w Dokumenty > Dokumenty firmowe > Przychody, odszukać właściwą fakturę proforma i kliknąć Opcje > Wystaw zaliczkę.

15. W jaki sposób dodać na fakturze numer rachunku bankowego?

Na wystawianym dokumencie można dodać lub zmienić numer rachunku, wybierając opcję Zmień lub Dodaj rachunek. Wybierając sposób płatności Przelew na rachunek bankowy numer rachunku bankowego wygeneruje się automatycznie, jeżeli w ustawieniach będzie zapisany jako domyślny.

16. Czy wystawioną fakturę mogę przesłać na adres e-mail?
    

Tak, każdą wystawioną fakturę możesz przesłać na dowolnie wskazany adres e-mail. Wysyłka jest możliwa:

• bezpośrednio po wystawieniu faktury i wybraniu opcji Wyślij na e-mail
• po wybraniu zakładki e-Księgowość > Dokumenty > Dokumenty firmowe a następnie z listy dokumentów wskazać konkretną fakturę i użyć opcji Wyślij

17. Jak jednym kliknięciem zaksięgować dokumenty w systemie e-Księgowość?

Aby zaksięgować dokumenty należy wejść w zakładkę Księgowość > Księgowanie dokumentów, a następnie wybrać dokumenty, które mają być zaksięgowane poprzez wejście w zakładkę Księguj przychody/Księguj koszty. Zaksięgowanie wszystkich dokumentów z danego rodzaju następuje po użyciu przycisku Księguj wszystkie przychody/Księguj wszystkie koszty.

18. Jak wygenerować plik JPK_FA?

W celu wygenerowania pliku JPK_FA należy wejść w zakładkę Dokumenty > Dokumenty firmowe > Sprzedaż, następnie należy wskazać miesiąc księgowy i użyć przycisku Generuj JPK_FA. W innym wariancie, aby wygenerować plik JPK_FA należy na liście faktur sprzedażowych za pomocą filtrów wyszukać odpowiednie dokumenty. Wybrane dokumenty sprzedaży należy zaznaczyć i nad listą dokumentów wybrać Opcje dla zaznaczonych > Pobierz > Pobierz do. W polu Pobierz do należy wybrać opcję JPK i kliknąć przycisk Pobierz.

19. Jak wygenerować plik JPK_VAT i podpisać go profilem zaufanym?

Aby móc pobrać plik JPK_VAT należy wcześniej dokonać zamknięcia miesiąca, którego dotyczy pobierany plik. Następnie, wybrać w zakładce Księgowość > Podatki i ZUS > Deklaracje i rozliczenia podatkowe, określić miesiąc księgowy i przy pliku JPK_VAT kliknąć przycisk Utwórz. Kolejno kliknij w przycisk Pobierz à Plik JPK_VAT z metadanymi à Pobierz. Wejdź na stronę https://epuap.gov.pl/wps/portal i zaloguj się do swojego profilu. Postępując zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi na stronie https://obywatel.gov.pl/podatki/podpisz-jpk_vat-profilem-zaufanym podpisz plik. Następnie zaimportuj plik do systemu e_Księgowość i kliknij w przycisk Wyślij.